Vakavien vaaratapahtumien selvitys / Liite 3
1. VAKAVIEN VAARATAPAHTUMIEN SELVITYSPROSESSI
Vakavalla vaaratapahtumalla tarkoitetaan tilannetta, jossa potilas on vahingoittunut vakavasti, hänen henkensä on ollut uhattuna tai potilas on
menehtynyt. Vakava vaaratapahtuma on myös sellainen läheltä piti -tilanne, jossa sama lopputulos olisi ollut ilmeinen ilman tapahtumaketjun
pysähtymistä. Selvityksen tavoitteena on tunnistaa vaaratapahtuman taustalla olleet, järjestelmän toimintaan liittyvät tekijät, puuttuvat
suojausmekanismit sekä kehittämiskohteet ja kehittää organisaation potilasturvallisuutta, jotta vastaavanlaisia tilanteita ei tapahtuisi
tulevaisuudessa. Selvityksen tavoitteena ei ole etsiä syyllisiä tai rangaistavia henkilöitä. Jos kyseisestä vaaratapahtumasta on käynnistetty
viranomaisprosessi, omaa selvitysprosessia ei käynnistetä samanaikaisesti.
1.1. Selvityksen käynnistäminen
Henkilökunnalla on velvollisuus ilmoittaa vakavasta vaaratapahtumasta välittömästi. Vakavasta vaaratapahtumasta voi kuitenkin ilmoittaa kuka
tahansa – työntekijä, potilas tai omainen. Ilmoitus voi tulla esim.
- vaaratapahtumailmoituksena
- lakisääteisenä poikkeamailmoituksena
- kanteluna
- epävirallisena yhteydenottona
Vakavasta vaaratapahtumasta ilmoitetaan välittömästi suoraan lähimmälle potilaan hoidosta vastaavalle henkilölle. Potilaan hoidosta vastaava
välittää tiedon tapahtuneesta palvelu- /toimialueen / liikelaitoksen johdolle – (johtaja, ylihoitaja) sekä potilasturvallisuuspäällikölle. Ilmoitus on
tehtävä virka-aikana heti, kun mahdollista, päivystysaikana hoidosta vastaavan harkinnan mukaisesti, kuitenkin seuraavaan arkipäivään
mennessä. Potilasturvallisuuspäällikkö informoi tapahtuneesta sairaanhoitopiirin johtajaylilääkäriä ja hallintoylihoitajaa.
Potilasturvallisuuspäällikkö kirjaa ilmoituksen Y:asemalle / tietokantaan (kansioon, jolle on rajatut oikeudet).
Potilasturvallisuuspäällikkö tekee tapahtumasta lyhyen esiselvityksen. Johtajaylilääkäri tekee päätöksen selvityksen käynnistämisestä
yhteistyössä hallintoylihoitajan ja potilasturvallisuuspäällikön kanssa.
Tiedottaminen
Potilasturvallisuuspäällikkö tiedottaa selvityksen aloittamisesta kyseisen yksikön ja toimialueen esimiehille, sekä toimialueen
potilasturvallisuuskoordinaattorille ja organisaation johdolle ja sekä tarvittaessa myös potilaalle / omaiselle.
Sekä henkilöstölle että potilaille / omaisille on tarjottava mahdollisuus tilanteen käsittelyyn tarvittaessa myös kriisiavun kanssa. (Santra >
Henkilöstöasiat > Ohjeet ja paikalliset sopimukset > Henkilöstöpalveluiden ohjeet > Työhyvinvointi > Ohje traumaattisen työtilanteen purkuun.)
https://santra.vsshp.fi/henkilostoasiat ... ukset.aspx
1.2. Selvitysryhmän kokoaminen
Vakavien vaaratapahtumien selvitysryhmä koostuu potilasturvallisuuspäälliköstä, yhdestä lääkäri- ja yhdestä hoitajaedustajasta (tarvittaessa
myös muun ammattikunnan edustaja), jotka ovat saaneet selvitysprosessiin koulutuksen:
Systeemianalyysin perusteet
Systeemiajattelu ja turvallisuusjohtaminen
Inhimilliset tekijät
Riskien hallinta
Ryhmän kokoonpanosta päättää johtajaylilääkäri/ potilasturvallisuuspäällikkö tapauskohtaisesti.
Potilasturvallisuuspäällikkö toimii selvitysryhmän vetäjänä.
Selvitysryhmä kokoontuu mahdollisimman pian selvityksen käynnistämisen jälkeen sopimaan työnjaosta ja tehtävistä:
- tiedonkeruu: vastuut ja aikataulut
- analyysin suorittaminen: tapaaminen ryhmän kanssa
- suositusten tekeminen
- loppuraportin kirjoittaminen
Selvitysryhmä edistää prosessia yhdessä tulosyksikön esimiesten tuella, potilasturvallisuuskoordinaattorin kanssa. Selvitysryhmä voi
tarvittaessa lisäksi kutsua muita asiantuntijoita täydentämään ryhmän kokoonpanoa.
1.3. Tiedonhankinta
Tiedonhankinnan kanavia on useita:
- tilanteeseen osallistuneiden haastattelut
- potilasasiakirjat
- ohjeistukset, menetelmät
- lainsäädäntö
Tiedonhankinnan tavoitteena on muodostaa mahdollisimman selkeä kuva tapahtumista suhteessa aikaan. Tiedonhankinnan kannalta on
oleellista, että tietoa päästään keräämään mahdollisimman nopeasti tapahtuman jälkeen. Haastatteluissa pyritään tavoittamaan ne henkilöt,
jotka ovat olleet vaaratapahtumaan oleellisella tavalla osallisina (henkilökunta, omaiset, potilas). Tulosyksikön potilasturvallisuuskoordinaattori
toimii haastattelujen käytännön järjestelyissä apuna.
Haastattelijana toimii yksi selvitystyöryhmän jäsen. Tilanteesta pyritään luomaan mahdollisimman luonteva ja luottamuksellinen. Haastattelun
aluksi kerrotaan haastateltavalle tarkasti, että haastattelun aikana esille tulevia yksityiskohtia käytetään organisaation toiminnan kehittämiseen
- haastattelussa ei koskaan haeta yksittäisen ammattihenkilön syyllisyyttä tai vastuukysymyksiä.
Esille tulee myös tuoda, että dokumentointi tehdään ilman yhteys- tai tunnistetietoja.
Haastatteluissa noudatetaan tarkasti systeemianalyysin näkökulmaa, ja annetaan haastateltavan kuvata tapahtumien ketju omasta
näkökulmastaan. Haastattelun kulku sekä haastateltavan esille tuomat tapahtumat kirjataan paperille tallennusta ja myöhempää tarkastelua
varten. Haastatteludokumentteihin ei kirjata henkiöiden nimiä tai muita suoran tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Haastattelu yhteydessä
pyydetään kuitenkin haastateltavan yhteystiedot lisätietojen pyytämistä varten.
Yksi selvitystyöryhmän jäsen tarkastaa myös potilasasiakirjat sekä muut dokumentit kyseisen hoitojakson ajalta ja kirjaa tapahtumat ylös
selvitystyötä varten, ilman tunnistetietoja.
Selvityksen valmistuttua dokumentaatio hävitetään. Vain kehittämissuositukset ja niiden toteutumisen seuranta säilytetään. Raportti
säilytetään Y:asemalla tarkoitukseen varatussa kansiossa.
1.4. Tapahtuma – analyysi ja raportti
Kun haastattelut on toteutettu, mahdolliset lisätiedot pyydetty, kokoontuu selvitysryhmä tekemään yhteenvetoa sekä analyysiä tapahtuman
kulusta sekä vaaratapahtuman syntyyn vaikuttaneista tekijöistä. Ryhmä viimeistelee raportin sekä alustavat kehittämissuositukset.
Kun selvitys on päätetty, potilasturvallisuuspäällikkö raportoi tuloksista yksikön ja toimialueen esimiehille, potilasturvallisuusohjausryhmälle,
potilasturvallisuusneuvostolle ja tarvittaessa myös Tyks/shp johtoryhmälle.
1.5. Suositusten jalkauttamisen seuranta ja varmistaminen
Suositusten toimeenpanosta on vastuussa johtajaylilääkäri / hallintoylihoitaja sekä jalkauttamisesta ja tulosten arvioinnista tulosyksikön johto.
Noin puoli vuotta selvityksen valmistumisen jälkeen potilasturvallisuuspäällikkö kutsuu koolle tulosyksikön (toimialue)johdon sekä muut
toimijat, joita suositusten jalkauttaminen koskee. Tapaamisen tavoitteena on varmistaa suositusten toteutuminen sekä turvallisuuden tason
muutos. Toimialuejohtaja kirjaa suositusten jalkauttamisen tilanteen raportointilomakkeelle ja allekirjoittaa sen. Raportti toimitetaan tiedoksi
johtajaylilääkärille.
1.6. Kirjaaminen
Kirjaamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita:
Haastattelu kirjataan erilliselle paperilomakkeelle, johon liitetään myös haastateltavan yhteystiedot tarvittavia lisätietoja varten.
Haastattelun kulku kirjataan auki sähköiseen tietokantaan / Y: asemalle potilasturvallisuuspäällikön / haastattelijan toimesta.
Sähköiseen lomakkeeseen ei liitetä henkilötietoja, ainoastaan esim. ammattiryhmä ja juokseva numerointi voidaan mainita.
Potilasasiakirjoista löytyneet vaaratapahtuman kannalta merkitykselliset tapahtumat kirjataan lomakkeelle, joka tallennetaan
ilman henkilöiden tunnistetietoja sähköiseen muotoon.
Tapahtuma- analyysin aikana dokumentoitu tapahtumaketju kirjataan sähköiseen muotoon, ilman henkilötunnisteita.
Selvitysraportti sisältää kuvauksen tapahtumasta (yleisellä tasolla) sekä kuvauksen vaaratapahtuman syntyyn myötävaikuttaneista
tekijöistä. Selvitysraportissa ei oteta kantaa henkilökunnan vastuu- tai syyllisyysnäkökulmiin. Kehittämissuosituksilla pyritään
kehittämään organisaation toimintaa turvallisemmaksi poistamalla järjestelmän toiminnassa olevia riskejä sekä varmistamalla
riittävien suojausmekanismien olemassaolo. Ainoastaan kehittämissuositukset julkaistaan.